Web Sitesi Brief'i Nasıl Hazırlanır?

Aynı ihtiyaç için beş ajanstan alınan beş teklif birbirinden farklıysa sorun genellikle ajanslarda değil, herkese farklı bir şeyin anlatılmış olmasındadır. Brief, bu farkı ortadan kaldıran belgedir.

İyi bir brief uzun olmak zorunda değildir; net olmak zorundadır. Aşağıdaki başlıklar, doldurulduğunda hem teklifleri karşılaştırılabilir kılar hem de proje başladığında geri dönüşleri azaltır.

Kurum ve iş modeli

• Kurumun tam unvanı ve faaliyet alanı
• Kime satış yapılıyor: son kullanıcı mı, bayi mi, kurumsal alıcı mı?
• Satış nasıl gerçekleşiyor: siteden mi, telefonla mı, saha ekibiyle mi?
• Yurt içi ve yurt dışı dağılımı

Neden soruluyor: Sitenin görevi bu yanıtla belirlenir. Doğrudan satış yapan bir mağaza ile bayi ağını besleyen bir tanıtım sitesi bambaşka yapılardır.

Projenin amacı

Tek cümleyle: bu site ne yapmalı?

Kabul edilebilir yanıtlar somut olur:

• Teklif talebi sayısını artırmak
• Bayilerin sipariş vermesini kolaylaştırmak
• Yurt dışı alıcılar için güvenilir bir kurumsal vitrin oluşturmak
• Mevcut siteyi mobilde çalışır hâle getirmek

"Daha modern görünsün" bir amaç değil, bir sonuçtur.

Mevcut durum

• Mevcut site adresi ve ne zaman yapıldığı
• Neyin çalıştığı, neyin çalışmadığı
• Mevcut sitenin yönetim paneline erişim var mı?
• Aylık ziyaretçi verisi paylaşılabilir mi?
• Alan adı ve barındırma kimin üzerinde?

Neden soruluyor: Mevcut sitenin arama görünürlüğü, taşıma planının kapsamını belirler. Erişim bilgilerinin kimde olduğu ise yayın gününü etkiler.

Hedef kitle

• Siteyi kimler ziyaret edecek?
• Hangi cihazdan geliyorlar?
• Hangi dilde okuyorlar?
• Karar verirken neye bakıyorlar: referans, sertifika, fiyat, teknik doküman?

İçerik durumu

Her kalem için "hazır", "elde var düzenlenecek" ya da "üretilecek" işaretlenir:

• Kurumsal metinler
• Ürün ve hizmet açıklamaları
• Ürün fotoğrafları
• Referans listesi ve görselleri
• Sertifika ve belgeler
• Teknik dokümanlar, kataloglar
• Yabancı dil çevirileri

Neden soruluyor: Projelerde gecikmenin en yaygın nedeni içeriktir. Bu tablo doldurulduğunda takvim gerçekçi olur.

İstenen bölümler

Sitede bulunması istenen sayfa ve bölümler listelenir. Emin olunmayan maddeler "değerlendirilecek" olarak işaretlenebilir.

Ayrıca kurum içinden yönetilmesi istenen alanlar ayrıca belirtilir: hangi içeriği kim, ne sıklıkta güncelleyecek?

Entegrasyonlar

• Muhasebe veya ERP programının adı
• Kargo firmaları
• Sanal POS veya ödeme kuruluşu
• Pazaryeri panelleri
• E-posta pazarlama aracı
• CRM

Her biri için: bağlantı çift yönlü mü olmalı, yoksa tek yönlü aktarım yeterli mi?

Tasarım yönü

Kelimelerle tarif etmek zordur; örnek göstermek kolaydır.

• Beğenilen üç site ve her biri için tek cümle: neden beğenildi?
• Beğenilmeyen bir site ve nedeni
• Kurumsal kimlik kılavuzu var mı? Logo, renk, yazı tipi tanımlı mı?
• Rakip olarak görülen firmalar

Takvim ve bütçe

• Hedeflenen yayın tarihi ve varsa nedeni: fuar, sezon, kampanya
• Bütçe aralığı

Bütçe aralığını paylaşmak, tekliflerin gerçekçi olmasını sağlar. Aralık verilmediğinde ajanslar farklı kapsam varsayımlarıyla teklif hazırlar ve rakamlar karşılaştırılamaz hâle gelir.

Karar süreci

• Projeyi kim onaylayacak?
• Kaç kişi geri bildirim verecek?
• Geri bildirimler tek elden mi toplanacak?

Neden soruluyor: Revizyon turlarının uzamasının en yaygın nedeni, farklı kişilerden çelişen geri bildirim gelmesidir. Tek bir muhatabın belirlenmesi takvimi doğrudan korur.

Doldurmaya hazır kısa şablon

Aşağıdaki maddeler tek sayfaya sığar ve çoğu proje için yeterlidir:

• Kurum, faaliyet alanı, kime satış yapılıyor
• Bu site ne yapmalı (tek cümle)
• Mevcut site ve erişim durumu
• Hedef kitle ve dil
• İçerik durumu tablosu
• İstenen bölümler
• Kurum içinden yönetilecek alanlar
• Entegrasyon listesi
• Beğenilen üç örnek ve nedenleri
• Hedef tarih ve bütçe aralığı
• Onay verecek kişi